Automatizando los flujos de información en los centros estudiantiles
Modernizar la forma de recepcionar información importante tanto de alumnos como registros administrativos es fundamental en esta actual era tecnológica.
Con la vuelta a clases, de seguro muchos centros educacionales están buscando cómo eficientar y gestionar la información de manera adecuada. Procesos como admisiones, revisiones y finanzas son la columna vertebral de las escuelas ya que permiten mantener todos los antecedentes en orden.
Ya sea universidades, colegios o institutos, todos deben realizar un seguimiento de los registros personales de sus estudiantes para mantener la información al día y administrada de manera efectiva. Sin importar el tamaño de la institución, gestionar los datos es clave para mantener un flujo de información y comunicación ágil.
“Administrar una gran cantidad de documentos no siempre es sencillo para los centros estudiantiles, ya que en ocasiones estos podrían archivarse mal o extraviarse, afectando la calidad de los servicios que entregan”, explica Michael Escudero, Supervisor, Product & Solution Marketing de Canon Chile.
En ocasiones, si hay una mala administración de datos, se pueden ver afectados diversos procesos académicos, como los de admisión, ya que manejan un alto flujo de información que debe ser procesada, validada y contestada, por ende, mientras más rápidos y efectivos sean los procesos, más rápida serán las respuestas, lo que garantiza altos niveles de servicio.
Es por esto que el uso de la tecnología juega un rol clave para mantener todo en orden, creando procesos digitales personalizados para que los colegios o universidades puedan eficientar los flujos internos.
“El uso de soluciones flexibles es fundamental para todo tipo de organización hoy en día. Es por ello que usar herramientas como Therefore, ayuda a reducir la dependencia del papel y almacenar toda la documentación de manera centralizada, gestionando plazos y simplificando el proceso a través de un clic y de forma segura”, detalla el especialista.
Dejar de lado el documento físico y unificar todo en un sistema que gestione la información contribuye a una mayor satisfacción de los colaboradores, ya que permite que el personal educativo tenga menos presión para completar todos los datos que requiere una institución y les permite enfocarse en los estudiantes sin pasar horas extras ordenando papeles.
“Mantener un flujo de trabajo automatizado da como resultado una disminución de errores y de olvidos, logrando completar tareas rápidamente. La información al estar almacenada en archivos digitales, ayuda a que los documentos se puedan recuperar en cualquier momento desde un archivo digital. Asimismo, los costos son reducidos, ya que se reduce el tiempo que se dedica a clasificar, fotocopiar o almacenar productos en papel”, comenta Escudero.
Sin duda hoy vivimos en un mundo que busca constantemente la innovación a través de tecnologías y procesos digitalizados para acelerar todo tipo de procesos y dedicarle tiempo a lo realmente necesario: educar.
Los centros estudiantiles se están enfocando cada vez más en ofrecer servicios que vayan en la línea de la vanguardia, por lo que están adoptando estrategias de automatización para asegurar un mejor futuro educativo.
