Contratos físicos vs. contratos digitales: ¿Cuáles son más confiables?

La pandemia ha acelerado la digitalización de las empresas mexicanas, que han apostado por incluir herramientas tecnológicas en la mayoría de áreas para mantener sus operaciones. Las áreas legales están visualizando no solo las ventajas de los contratos digitales, sino también los riesgos que conlleva continuar usando contratos físicos.

Los Contratos físicos cuentan con algunas desventajas e incluso riesgos que pueden afectar notablemente a las compañías:

1) Alteración y falsificación de la información:

• La información que se incluye en el contrato puede ser fácilmente alterable.
• Actualmente los propios notarios enfrentan problemas frente a falsificación de sus documentos notariales, los cuales son considerados como los más seguros en el ámbito físico de los contratos y documentos. Existen muchos casos de falsificación del papel, las firmas, sellos y hologramas que utilizan; esto es aún más sencillo de falsificar en un contrato tradicional de papel y tinta.
• En los contratos físicos puede agregarse información posterior a su firma.
• Por ley los contratos deben ser resguardados por los comerciantes por 10 años, esto implica costos de almacenamiento y resguardo para empresas con altos volúmenes de documentos o contratos.

2) Costos operativos, medio ambiente y almacenamiento de la información:

• En la mayoría de las ocasiones se pueden perder los documentos por no tener un buen cuidado sobre ellos.
• El contrato físico implica altos costos operativos que en muchas ocasiones no son considerados por las empresas como: el papel, la tinta, copias, gastos de mensajería para enviar el contrato, entre muchos otros.
• Largos tiempos para la elaboración, aprobación y firma por tener que utilizar medios físicos para trasladarlo de un lugar a otro.
• Daño ambiental por el alto volumen de papel y recursos que intervienen en su elaboración, además de otros impactos colaterales, principalmente en generación de CO2, como son emisiones de las fábricas, de los vehículos de traslado, etc.
• Por ley, los contratos deben ser resguardados por los comerciantes por 10 años, esto implica costos de almacenamiento y resguardo para empresas con altos volúmenes de documentos o contratos.

3) Autenticidad de los datos:

• No se puede establecer de manera real la fecha de firma en los contratos físicos. Esto supone un problema para la autoridades, porque se da paso a crear documentos que no se llevaron a cabo en la fecha del contrato con la intención de defraudar.
• Por una mala práctica en el día a día no se tiene certeza de quien firma el contrato, ya que muchos contratos se envían para firma por paqueteria y por la misma vía se regresan, sin tener en cuenta si fue realmente la persona que debía firmar, quien realizó el trazo de la firma. En caso de que no sea la persona, además de los costos en juicio para demostrar que no es el obligado se tienen altos riesgos de perder los negocios que respalden ese contrato.
• En un juicio es costoso en dinero y tiempo para demostrar la autenticidad de un contrato y su firma. A menudo,  pasan meses antes de demostrar que realmente firmó el contrato una persona en específico antes de entrar en la resolución de la controversia.

Es importante mencionar que los contratos electrónicos cuentan con la misma validez jurídica que los contratos físicos en México, pero con grandes ventajas para las empresas y las personas como mayor seguridad, rapidez, ahorro en costos, eficiencia, entre otras.