El uso de los indicadores para hacer mejoras en las estrategias de trabajo híbrido

Una de las herramientas más valiosas que nos puede ayudar para saber cómo estamos avanzando en las estrategias de trabajo híbrido son los indicadores que se obtienen a través de algunas soluciones de los servicios de comunicación, como pueden ser las salas físicas de reuniones, donde es posible:

–       Conocer qué tanto la gente las usa para tener reuniones presenciales o si utiliza los equipos de videoconferencia para proyectar contenido sin incluir externos vs qué tanto las usan para comunicarse con oficinas ubicadas en otras ubicaciones, con clientes o proveedores. De aquí que las herramientas de gestión deben ser apoyadas por los equipos de videoconferencia desplegados en las salas de reunión, siendo estos sus ojos en los diferentes espacios de trabajo.

–       Saber cómo se usan cada una de las herramientas como la mensajería, las reuniones, las llamadas o la videoconferencia. Esto es importante para identificar el canal más utilizado, lo que permite ver cómo progresa el empleo de las herramientas digitales y da pauta a crear iniciativas de aceleración para la adopción y la inclusión de los empleados en los flujos de trabajo, entregando las comunicaciones corporativas en el canal preferido por los colaboradores.

–       Identificar los horarios de trabajo, ya que uno de los beneficios del trabajo híbrido es la flexibilidad en los tiempos laborales para enfocarse en los objetivos. Ahora las empresas pueden encontrar picos en los que la gente tiene mayor estrés y generar programas que den un mejor balance de vida pero, de igual forma, este indicador permite saber si se requiere mayor cantidad de recursos como ancho de banda o canales adicionales para realizar llamadas a través de la red telefónica pública conmutada (PSTN).

–       Actualmente los sensores en los equipos de videoconferencia tienen la capacidad de entregar información de cómo se encuentra la calidad del aire, la humedad del ambiente, la temperatura de las salas y hasta el nivel de ruido; cuyos indicadores son relevantes ya que:

o   La temperatura y la humedad deben evaluarse simultáneamente, porque una afecta a la otra. Si bien la temperatura es principalmente una preferencia de cada quien, se considera productivo mantenerla entre 21 a 25 grados centígrados cuando una persona está sentada y quieta.

o   Con respecto a la humedad, por lo general se recomiendan niveles entre el 30% y el 60%, ya que se considera más saludable para los humanos. La picazón en los ojos, la irritación de la garganta y otros síntomas respiratorios se han asociado con niveles de humedad desfavorables. Estudios más recientes también muestran que el nivel de humedad tiene un impacto directo en la propagación del covid-19.

o   En cuanto a los compuestos orgánicos volátiles para prevenir la saturación del aire con contaminantes, sabemos que están presentes en muebles y alfombras, productos de limpieza, perfumes, cuando se cocinan los alimentos y en el aliento humano. Cuando se acumulan en una habitación, pueden causar irritaciones, dolores de cabeza y pérdida de concentración que se traducen en incomodidad y pérdida de productividad.

o   Finalmente, el ruido en el trabajo es una de las principales causas de insatisfacción, ya que impacta en la productividad, la concentración, la retención de la memoria y el cálculo mental. De manera general, encontramos dos tipos de ruido: el general — producido por personas, herramientas y el propio edificio— y el ruido ambiental o de fondo, que proviene de los sistemas de corriente eléctrica. Para ello, el WELL Building Institute recomienda no más de 35 dBA de ruido de fondo en las salas de conferencias.

Lo que no se puede medir, difícilmente se puede mejorar. Independiente del tipo de métricas disponibles es importante conocer dónde se pueden obtener datos para mejorar el desempeño de las personas, mejorando la salud e impulsar la productividad. Y usted ¿qué indicadores está utilizando para ser exitoso en su estrategia de trabajo híbrido?