Cómo garantizar el mayor retorno de la inversión en una iniciativa de automatización e IA

Cuando se habla de retorno de la inversión en una iniciativa de automatización inteligente, generalmente la conversación gira en torno a “horas ahorradas”.

Mi experiencia ha sido que, en realidad, hay muchas formas en que la IA y la automatización inteligente pueden ayudar a garantizar un rendimiento significativo de la inversión, y desafortunadamente, a menudo no es lo más obvio. De hecho, esta era la pregunta número uno que los clientes y las compañías de consultoría solían hacerme. Más allá de las horas ahorradas, también escucharás que otras formas en que las iniciativas de automatización inteligentes ayudan a ahorrar dinero son algunas de las siguientes:

• Velocidad mejorada y calidad de datos: los robots digitales generalmente funcionan más rápido que un humano, no toman descansos y no se distraen con Tiktok, no se cansan o necesitan descansos. No cometen errores y, como consecuencia, los datos que resultan fuera del trabajo realizado por los robots son de mayor calidad. Además, con los robots digitales, puedes recopilar métricas y datos del trabajo que están haciendo, cuánto tiempo están tomando, etc., que son datos a los que generalmente no se pueden acceder cuando los humanos realizan.
• Escalabilidad: a medida que crece el volumen [de pedidos, casos, etc.], los robots digitales, cuando están bien diseñados, pueden generar fácilmente nuevas copias de sí mismas y poder administrar el volumen adicional. He visto un buen número de empresas que no pueden crecer precisamente porque sus operaciones ya están al máximo.
• Experiencia mejorada del cliente: los robots digitales pueden interpretar el lenguaje natural y monitorear un sitio web e incluso enviar un correo electrónico, la experiencia de los clientes como consecuencia puede convertirse en uno mejor de una manera bastante simple.
• Mejor toma de decisiones e información de datos: una de las mejores capacidades de los robots digitales es que pueden extraer datos de cualquiera de sus sistemas registrados y agregarlos. Esto se abre a la posibilidad de agregar dichos datos, alimentarlos en un lago de datos, un almacén de datos de incluso una base de datos simple y luego poder extraer todo tipo de informes.
• Cumplimiento y gestión de riesgos: los robots digitales son el complemento perfecto para el cumplimiento y la gestión de riesgos, pueden monitorear los sistemas de registro, pueden validar datos, pueden evaluar las brechas, etc.
• Ahorro de costos: esta es interesante, porque puede abarcar muchas cosas. Como se mencionó, a menudo se asocia con horas ahorradas. Con menos frecuencia, desafortunadamente, se asocia con los gastos evitados (agregando inteligencia), evitar tarifas y multas (es decir, sanciones de gobierno, servicio de tarifas tardías o desconexión), menos gastos debido al tiempo de procesamiento más rápido, etc.

Sin embargo, a menudo, las formas en que se presenta la automatización inteligente para mejorar los negocios son las anteriores y quizás algunas más. En mi opinión, las perspectivas anteriores están centradas en la tecnología; como he establecido antes, la IA y las tecnologías de automatización son tecnologías tan poderosas que no les hacemos honor. En contraste, la forma habitual en que las empresas se embarcan en iniciativas de ahorro de costos tiene una mentalidad algo diferente. Como puede ser:

• Outsourcing: mantener las operaciones internas de algunas áreas a veces puede ser costoso, no solo en el sentido de que requiere una carga de costos adicional, también invita a que los grupos se establezcan en sus formas y se vuelve difícil implementar métricas de rendimiento. Con la subcontratación, la compañía resuelve los problemas más conmovedores, y la operación se vuelve dependiente de las métricas. Los robots digitales o las compañías de automatización digital son un candidato perfecto para externalizar, ya que se incentivan para que la operación subcontratada sea más eficiente, que es el resultado final que se busca.
• Optimización de tecnología: la IA y la automatización son tecnologías de optimización per se, pero la belleza de ellas es que también pueden usarse para operar, organizar y monitorear las tecnologías heredadas.
• Gestión eficiente de recursos: la planificación de recursos, la reducción de los tiempos de inactividad, el inventario y la gestión de equipos son cosas en las que es crucial garantizar que se utilicen de la manera más efectiva.
• Negociar contratos: negociar términos favorables con proveedores, vendedores y distribuidores de servicios puede dar lugar a ahorros de costos. Las empresas pueden buscar descuentos en volumen, términos de pago extendidos o mejores arreglos de precios para optimizar sus procesos de adquisición. Donde se pone interesante, es que la IA y los robots digitales pueden analizar datos históricos relacionados con un contrato y ayudar a encontrar patrones que puedan ser útiles al renegociar los contratos.
• Control de presupuesto y gastos: la implementación de prácticas de presupuesto efectivas y medidas de control de gastos ayuda a las empresas a administrar sus gastos. Esto implica establecer presupuestos, rastrear los gastos y hacer cumplir los límites de gasto para garantizar la disciplina financiera. Los robots digitales y la IA son perfectos para esto, ya que este tipo de iniciativa requiere recopilación y análisis de datos. Los robots pueden enviar informes y alertas con cualquier frecuencia deseada que proporcione información sobre lo que se está rastreando.
• Iniciativas de energía y sostenibilidad: la implementación de medidas de ahorro de energía y la adopción de prácticas sostenibles puede conducir a reducciones de costos significativas con el tiempo. Esto incluye el uso de equipos de eficiencia energética, optimización del consumo de recursos y la adopción de políticas ecológicas. Hay tecnologías de borde de ataque que pueden proporcionar toda esta información de grado financiero con facilidad; los robots digitales pueden navegar tus sistemas heredados y recopilar todos los datos para alimentar a dicho motor de sostenibilidad.
• Mejora Lean continua: los principios “lean” se consideran una clave para eliminar los desechos, mejorar los procesos y mejorar la eficiencia y, como consecuencia, ahorros de costos. Lo interesante que he observado es que a menudo son los precursores de la automatización de procesos efectiva y las implementaciones de IA.
• Gestión financiera y mitigación de riesgos: todo lo que tiene que ver con la gestión de las finanzas de una empresa ayuda a las empresas a evitar gastos, sanciones o pérdidas innecesarias. No es raro que mucha de esta información esté en hojas de cálculo en las carpetas de alguien. Los robots digitales pueden ayudar a recopilar toda la información y pueden programarse con los algoritmos correctos para preparar los datos para los tomadores de decisiones. También pueden ayudar a monitorear los datos y comparar datos históricos vs actuales, etc.

Es evidente que la conversación de ROI centrada en la tecnología difiere en algún grado de la conversación centrada en el negocio. En mi opinión, esta es la razón por la cual muchas iniciativas inteligentes de automatización y IA no pueden escalar y cumplir su promesa. Cuando observa las cosas desde una perspectiva empresarial y financiera, puede ver las cosas desde un nivel superior, lo que le permite ver la automatización y la IA como herramientas poderosas para lograr esos objetivos, y no como el final en sí.

Cuando he sido testigo de la asociación de la organización financiera con la Iniciativa de transformación digital, ha sido cuando no he visto un retorno de la inversión. Cuando el retorno de la inversión se multiplica en menos de un año comienza a parecerse más a una oportunidad de 5x, 10x o incluso 100 veces el retorno de la inversión no suena tan loco.

Se trata de seguir el dinero, tan simple como eso.