¿Cómo transformar, potenciar y mejorar el área de recursos humanos de tu organización?

Durante varios meses el mundo ha tenido que amoldarse a vivir en una sociedad más digital, regido por comunicaciones entre familias a través de videollamadas y empresas impulsando el teletrabajo en su cultura organizacional.

Ante este escenario, muchas compañías han fomentado el trabajo remoto y para llevarlo a cabo han implementado diversas tecnologías y soluciones para lograr una verdadera continuidad operativa. Sin embargo, una de las áreas que sin duda se ha visto más afectada es la de recursos humanos.

Para apoyar al personal del área y entregar soluciones de valor a las industrias, Canon realizó recientemente el webinar “Logre un trabajo remoto flexible y expedito con Canon”, donde los participantes pudieron obtener de primera mano información valiosa de una potente solución remota.

Se trata de Therefore, una solución diseñada para lograr una gestión efectiva y ordenada de toda la documentación de recursos humanos. Los archivos escaneados se pueden guardar e indexar automáticamente. También, se pueden recuperar documentos de todo tipo empleando metadatos o búsqueda de texto completo para conseguir resultados optimizados.

Es posible configurar procesos de flujos de trabajo maleables para enrutar los documentos a través de la empresa para su aprobación y validación, o realizar un seguimiento de los contratos para renovarlos cuando sea necesario. Incluso, a través de uno de sus modelos es posible acceder de manera segura a los documentos y ejecutar trabajos fuera de la oficina a través del acceso web o una aplicación.

En la cita virtual, Rodrigo Cepeda, Specialist Product & Solution Marketing de Canon, compartió las amplias funcionalidades que tiene el software en materia de gestión y administración del área de recursos humanos de una organización. “Entendemos que las oficinas ya no son físicas, sino virtuales. Por lo tanto, las organizaciones requieren de herramientas que les permita no solo continuar con su operatividad, sino también con la correcta gestión de documentos internos y, así, digitalizar los procesos, reducir costos y mejorar la productividad”, explicó.

Lo cierto es que muchos procesos de recursos humanos se pueden automatizar con rapidez y facilidad para aumentar la eficiencia inmediatamente, como en los siguientes casos

• Selección. Los flujos de trabajo pueden ayudar a evaluar rápidamente los currículos de los candidatos y enviarlos a entrevista.
• Nuevas contrataciones. Permite asegurar que toda la documentación legal está completa, y que herramientas necesarias, tales como ordenador, dirección de correo electrónico y teléfono, están disponibles cuando alguien se incorpora a la compañía.
• Administración de contratos. Ayuda a delimitar con claridad las responsabilidades de todos los contratos, permite conocer el estado de cada contrato y seguir un procedimiento claro para la renovación o la rescisión de un contrato.
• Archivo de expedientes de los empleados. Se pueden archivar con seguridad los expedientes de los colaboradores, incluyendo formularios tributarios, ingresos de nóminas, verificaciones laborales, seguros médicos, planes de pensiones, entre otros.
• Confidencialidad. Gracias a su flexibilidad, Therefore protege los datos que se encuentran dentro del sistema, garantizando que los documentos solo sean vistos por los usuarios autorizados.
• Conformidad. Esta solución ofrece una auditoría completa y trazabilidad de las acciones realizadas en los documentos, lo que puede ayudar a las empresas a cumplir la normativa estatal y de seguridad en relación con la protección de archivos y datos.
• Solicitudes de vacaciones. Las solicitudes de días libres de los empleados se pueden remitir de forma automática a su superior, y una vez aprobadas, estos días se pueden deducir automáticamente de las vacaciones que les corresponden.

“Esta solución viene a responder las necesidades de las empresas. Su versatilidad sin duda aporta grandes beneficios tanto a los empleados como a las compañías”, concluye Cepeda.