Cómo escalar con éxito la automatización en 4 sencillos pasos

La automatización es un viaje, y cada organización, sin importar cuán grande o pequeña sea, necesita encontrar el ritmo y los hitos correctos para tener éxito. Pero después de revisar los viajes individuales de tantos de nuestros clientes, veo que el escalamiento ocurre principalmente en cuatro fases. Es importante experimentar cada paso para aprovechar al máximo una inversión en automatización. La rapidez con que una organización pasa por cada fase depende de una serie de factores, en términos de tecnología y experiencia.

Paso 1

El paso 1 es la fase de exploración. La organización se da cuenta de que todos los demás están invirtiendo en tecnologías de automatización modernas y temen perderse la oportunidad. Pero una vez que implementan uno o dos bots de software, a veces no saben qué hacer con él. Conocen algunos casos de uso de finanzas y recursos humanos que sus pares han mencionado, pero no siempre saben lo que es posible con la tecnología, por lo que buscan la ayuda de sus colegas y proveedores.

Este es el momento de explorar las posibilidades. Un buen comienzo es centrarse en casos de uso significativos que pueden significar una inversión inicial pero que tendrán un impacto mucho más amplio. Es muy probable que tenga un equipo pequeño que aún esté aprendiendo la tecnología y las mejores formas de aprovechar sus capacidades. Pídales que comiencen con casos de uso que se pueden automatizar con la Automatización Robótica de Procesos (RPA) básica basada en reglas, por ejemplo, extrayendo información de hojas de cálculo a una base de datos. La clave es centrarse en casos de uso impactantes que no necesariamente necesitan conjuntos de habilidades avanzados o complejidad.

Paso 2

El paso 2 es la fase de evangelización, cuando el equipo de desarrollo de automatización interno crea conciencia en toda la empresa sobre el poder de las posibilidades y cuando se incorporan nuevas herramientas, un Centro de Excelencia (CoE) y campeones de automatización.

Entonces, el líder de automatización dice: “Ya probé la tecnología. Sé lo que puede ofrecer. Pero ahora estoy atascado porque sólo encuentro valor dentro de mi departamento. Quiero evangelizar la automatización en todo el negocio. Quiero compartir mi entusiasmo con otros grupos”. Y eso sólo es posible cuando se crea algún tipo de foro.

Un foro, que es un grupo centralizado que supervisa la implementación de RPA en toda la empresa, ofrece la oportunidad de hablar y compartir lo que se ha construido y cómo la automatización puede ayudar a otros departamentos o grupos. Se trata de generar entusiasmo y conciencia.

La automatización se considera una tecnología que funciona entre bastidores. No puedes verlo. No puedes tocarlo. Y eso es una desventaja a la hora de convencer a los usuarios potenciales de cómo puede ayudar a aumentar la eficiencia en el trabajo diario. Pero herramientas como los asistentes digitales pueden ponerse en manos, por así decirlo, de trabajadores humanos que luego pueden experimentar los beneficios. Hace que la automatización sea rápida y fácil de usar y libera a los trabajadores de tareas mundanas y repetitivas, lo que aumenta la productividad y la satisfacción laboral.

Paso 3

Este paso permite escalar la automatización y es cuando su CoE comienza a madurar. Es el momento de descubrir el modelo de gobierno que expande el programa. En este momento, existe una alta probabilidad de que la demanda esté comenzando a exceder la capacidad que tiene. Es posible que desee considerar un modelo de desarrollo ciudadano para ayudar a liberar a sus desarrolladores profesionales con exceso de trabajo. En este modelo, los usuarios comerciales con poca o ninguna experiencia en codificación pueden crear aplicaciones con tecnología aprobada por TI.

Si decide probar el modelo de desarrollador ciudadano, debe abordar algunas preguntas por adelantado, como “¿Qué tipo de trabajo permitiré que hagan mis desarrolladores ciudadanos? ¿Cómo me aseguro de que su trabajo no comprometa la seguridad de los datos? ¿Cómo verifico la evaluación de la calidad?” Se trata de esos controles y equilibrios, seguridad, cumplimiento y evitar dolores de cabeza.

Otro enfoque para aumentar la capacidad es recurrir a la experiencia de los socios de automatización. Ambos enfoques, o una combinación, pueden lograr el mismo objetivo de que más personas creen automatizaciones.

Hasta ahora, las organizaciones generalmente se enfocan en las oportunidades de automatización de la lista de “tareas pendientes”. Y para la mayoría de las organizaciones, hay muchos casos de uso iniciales obvios. Pero, por lo general, en algún momento más allá de las “ganancias rápidas” iniciales, las organizaciones se topan con una pared: su canal de buenas ideas de automatización se seca. Ahí es cuando las herramientas como una solución de descubrimiento de procesos resultan útiles para desbloquear casos de uso adicionales. En esta fase, está escalando su automatización a áreas previamente desconocidas que pueden hacer que su organización sea aún más eficiente, productiva y un mejor lugar para trabajar. Y luego, es hora de intensificar las capacidades de automatización para obtener aún más beneficios.

Paso 4

La fase final para considerar es la automatización inteligente. Esta es la fase en la que combina el poder de otras tecnologías independientes, como la Inteligencia Artificial (IA), el Aprendizaje automático (ML) y la visión artificial con la automatización.

En este punto, los casos de uso simples se han manejado, dejando los complejos, más que las automatizaciones basadas en reglas, que requieren inteligencia para cosas como la toma de decisiones desatendida. Los casos de uso requieren un conjunto de habilidades expertas dentro del equipo. Si tiene equipos dentro de su organización que están impulsando misiones en IA, ML, ciencia de datos y más en esta fase, debe considerar combinar esas tecnologías independientes con la automatización. Y escale sus esfuerzos a un nivel superior.

No existe un enfoque de “talla única” para su proceso de automatización. La clave es estar preparado y centrarse en casos de uso impactantes sin importar qué tan rápido viaje.