Metodología “Scrum” en la vida real: ¿resultados concretos u otra moda empresarial?

El estudio de metodologías ágiles, incluido “scrum”, ya es bien conocido en el mundo de la tecnología, especialmente en el desarrollo de software. Al englobar un conjunto muy amplio de valores, principios y prácticas, el interés en la adopción de la cultura ágil ha ido ganando terreno y se ha expandido a todas las áreas corporativas, en empresas de los más diversos sectores, con la promesa de entregas más rápidas y eficientes, transparencia en las etapas de planificación y ejecución, compromiso del equipo, etc. La literatura sobre “scrum” y metodologías ágiles es bastante extensa para quien quiera sumergirse en este mundo donde, en teoría, todo parece perfecto.

Para tener una idea de cómo “scrum” y las metodologías ágiles podrían ser útiles en los negocios, de acuerdo con Standish Group, solo el 29% de los proyectos de TI se completan con éxito. Gartner valida este problema, señalando que el 70% de los proyectos no cumplen con el cronograma, los costos y los objetivos de calidad, y el 50% se ejecuta por encima del presupuesto.

Entonces, adoptar metodologías ágiles sería la solución perfecta, ¿verdad? ¡Incorrecto! Digo esto porque “scrum” y las metodologías ágiles afectan la cultura, los valores y las creencias de la organización. Y la transformación cultural no es algo que se pueda hacer de la noche a la mañana, requiriendo mucha disposición, rompiendo paradigmas y el entendimiento de que, para funcionar realmente, el “scrum” cambiará las estructuras de “poder” y jerarquía dentro de la empresa. Por eso el “scrum” tiene una gran adherencia al mundo de los startups, que ya nacen sin los procesos ​​que existen en muchas grandes empresas tradicionales.

El viaje: dejar las metodologías tradicionales y avanzar hacia la agilidad – comencé a caminar por el camino del “scrum” en 2016, en Rimini Street, cuando vi a uno de los líderes globales de la compañía presentando el tema en los EE. UU. Luego quise entender cómo podríamos implementar esta metodología de una manera más concreta, y de inmediato, en Brasil. Estos contactos iniciales con el “scrum” nos mostraron cómo las metodologías utilizadas hasta entonces podrían mejorarse para responder a los desafíos de la realidad del mercado latinoamericano con aún más agilidad y asertividad, especialmente en proyectos de adecuación y cumplimiento tributario.

El hecho de que los clientes latinos tengan que lidiar con una gigantesca complejidad fiscal ha impulsado a que el equipo de profesionales de Rimini Street sean proactivos en la búsqueda de soluciones innovadoras a los dolores del mercado, colocando a Latinoamérica en una posición de liderazgo en defensa y posterior adopción de “scrum”, porque realmente necesitábamos más libertad, creatividad, autonomía y flexibilidad para resolver problemas.

La propuesta tuvo éxito y se consolidó y, en 2018, me convertí en un evangelista de las metodologías ágiles en Rimini Street, con la operación en América Latina “exportando” a todos los demás mercados la mentalidad que estábamos adoptando aquí.

Desde que llevamos la iniciativa de adoptar “scrum” en nuestros servicios en Rimini Street, comenzamos a establecer reuniones diarias con los equipos de proyecto de la operación en América Latina, en las que todos los involucrados tenían espacio para hablar sobre las tareas en curso. Esto inmediatamente dio a los colaboradores la sensación de que todos serían escuchados. El enfoque de las reuniones era que cada uno dijera lo que había hecho el día anterior, lo que debía hacer ese día y si necesitaba ayuda para hacerlo. Se creó un entorno verdaderamente colaborativo, en el que todos pudieran contribuir y compartir su visión, experiencia y conocimiento.

De esta forma, los líderes pasaron a rotar por proyecto, exponiendo habilidades diversas y complementarias con base en las experiencias únicas de cada colaborador. El poder del directivo y la jerarquía se disuelve en el contexto de esta nueva forma de trabajar, pero hay mucho que ganar en cooperación, productividad y eficiencia, al mismo tiempo que se valora y no se ahoga el talento como puede suceder en empresas con culturas de poder más rígido.

Los clientes en América Latina y el equipo de profesionales de Rimini Street comenzaron a sentir las diferencias entre las metodologías tradicionales y ágiles, especialmente en el tiempo necesario para completar los proyectos. Todos empezaron a involucrarse en las actividades del día a día en curso, contribuyendo para que las pruebas y correcciones de ruta se implementaran con más dinamismo y rapidez. Resolución de problemas con agilidad y transparencia. Mantuvimos la calidad de los servicios prestados, pero de una manera mucho más ágil y escalonada, a medida que ganamos más clientes.

Una de las grandes diferencias de “scrum” en relación con las metodologías de trabajo tradicionales es la capacidad de reflejar el momento actual, la vida tal como es, con sus conflictos y circunstancias imprevistas. En los proyectos tradicionales, los gerentes dedican mucho tiempo a planificar y establecer horarios en hojas de cálculo y presentaciones de PowerPoint que rara vez reflejan la realidad. Las metodologías tradicionales no reflejan la vida práctica. Se dedica mucho tiempo a planificar y luego, a la hora de ejecutar el plan, los desafíos ya son diferentes y todo el tiempo y el trabajo empleado simplemente se ha desperdiciado.

En el “scrum”, tenemos la libertad y flexibilidad de planificar, como máximo, hasta donde podemos ver. Planificar además es improductivo, porque perdemos de vista la realidad y los imprevistos que puedan suceder. La idea es empezar las pruebas lo antes posible, para validar qué está en el camino correcto y qué hay que revisar y cambiar. En Rimini Street realizamos sprints (ciclos de desarrollo cortos) y ya hemos observado los resultados, ajustando el rumbo si es necesario. También compartimos información que aprendemos en el proceso con los clientes: un ejemplo son los webinars que llevamos a cabo, por proyecto, para informar a los clientes lo que vamos a entregar y recibir sus comentarios.

Lo más interesante de esta metodología es que prioriza la simplicidad y la flexibilidad para que cada empresa encuentre su propio modelo. Desde esta perspectiva, las interacciones y formas de colaboración entre las personas que forman parte de un proyecto son más importantes que las formalidades y jerarquías corporativas, como dijimos anteriormente. La empresa que pretende sumarse en busca de mayor eficiencia y éxito en los proyectos tiene que estar preparada para esta cultura de compartir conocimiento y poder. Te invito a explorar el mundo del “scrum” y a enamorarte de él, tal y como me pasó a mí hace unos años. Tú y tu empresa ciertamente no querrán mirar atrás.