Cinco consejos para gestionar la información de forma segura en los negocios

Los riesgos siempre están presentes: la pérdida de datos puede ocurrir en cualquier momento en una compañía. Lo complejo es que muchas veces la información crítica de las empresas no se filtra a través de ciberataques, sino por falta de procedimientos  de seguridad de datos. Por ello, revisar el enfoque de gestión es fundamental.

“Hay que poner en marcha prácticas de trabajo seguras. Para ello, se necesita tener la confianza de poder asegurar los documentos y proteger la información confidencial sin dejar de cumplir las normas de gestión documental. Esto, sin alterar  los accesos de los empleados a los datos y documentos que requieren para funcionar”, detalla Michael Escudero, Supervisor, Product & Solution Marketing de Canon Chile.

Con la remotización del trabajo, la necesidad de las empresas por proteger sus datos ha aumentado. Contar con protocolos de seguridad robustos y regulaciones de uso apropiadas está más presente que nunca. Es por ello que Canon te entrega cinco recomendaciones para no perder de vista la información importante.

Atento a las políticas de teletrabajo. Los ciberdelincuentes están pendientes a las posibilidades de ataque y tienen experiencia para analizar una red y averiguar si se trata de un usuario doméstico o uno empresarial trabajando desde casa. Es por ello que hay que otorgar a los colaboradores una política de trabajo remoto seguro para no sufrir una pérdida de datos generalizada.

En el trabajo solo debe utilizar aplicaciones, redes y sistemas de nube proporcionados por la empresa, sin caer en la tentación de usar herramientas gratuitas de colaboración y almacenamiento que podrían ser riesgosas.

Previene los ataques de phishing y malware. Los correos electrónicos falsos son cada vez más frecuentes. A través de ellos, ofrecen importantes actualizaciones de seguridad que infectan el dispositivo con malware. Educar a los colaboradores es la clave, para ello, deben reconocer al remitente y que los correos coincidan exactamente con el del destinatario esperado. Asimismo, no deben hacer clics en enlaces desconocidos.

No dejar de lado los dispositivos domésticos. Cuando un empleado trabaja desde el hogar, utiliza múltiples dispositivos como impresoras o escáneres que probablemente no tienen las mismas características de seguridad estándar que un equipo corporativo. Al estar conectados a internet, son más vulnerables. Es por esta razón que hay que brindarles apoyo para que su red sea privada y se acceda a ella con una contraseña segura.

No perder de vista los documentos físicos. Hay que  asegurarse de que los colaboradores resguarden los papeles privados de la organización y los almacenen de forma segura mientras no estén en la oficina.

Toda organización debe usar sistemas que gestionan los flujos de trabajo de manera efectiva y protegida. “Es por esto que utilizar soluciones de gestión como Therefore, ayudará a las empresas a capturar documentos en papel o digitales de forma rápida y sencilla, aumentando la productividad, reduciendo procesos administrativos y manteniendo los datos seguros al alcance de la mano”, concluye Escudero.