Gobierno del gasto, un proceso sólido para impulsar a las empresas mexicanas hacia la recuperación

Hoy, más que nunca, es indispensable que los líderes financieros tengan una visión total a lo largo de la organización, donde el control en tiempo real se vuelve crucial para la continuidad operativa de los negocios, sobre todo en el entorno actual donde el trabajo remoto llegó para quedarse. 

Los retos que ha traído la pandemia a empresas de todo el mundo y de cualquier industria han acelerado su digitalización en diferentes niveles. Aquellas que no estén preparadas para estos nuevos modelos de trabajo están expuestas a enfrentar complicaciones en el cumplimiento de las regulaciones y, sobre todo, ponen en riesgo la productividad y bienestar de sus colaboradores; de ahí la urgente necesidad de contar con plataformas digitales para controlar gastos y soportar esta nueva gestión.

Aunque existen muchas razones por las que puede resultar difícil controlar los costos, un causante primario es la falta de análisis. Sin las herramientas adecuadas para consolidar y detectar los gastos en toda la organización, podrían faltar los datos y perspectivas que se necesitan para causar un impacto real en su resultado final. Después de todo, si no se puede ver un gasto, no se puede controlar.

En este sentido, la mayor parte de las empresas de América Latina y México se encuentran en un nivel donde los procesos se realizan de forma manual y compleja, basada en el uso de papel y firma de documentos o en el mejor de los casos basado en correos electrónicos y hojas de cálculo. 

Cuando una compañía comienza a hacer desarrollos internos, diseña interfaces alrededor de otros sistemas o utiliza módulos del sistema contable para automatizar la gestión del gasto ya está en un segundo nivel de madurez del proceso. La fase subsecuente está relacionada al entendimiento de cuánto tiempo invierte el equipo de TI en mantener y dar soporte a soluciones desarrolladas en comparación la adopción de soluciones de gestión del gasto que no dependan del área de TI, que sean fácilmente parametrizables por las áreas de Finanzas y/o Recursos Humanos y que puedan operar independientemente, todo esto sin descuidar la operación que agrega valor al negocio.

El siguiente nivel se refiere a una organización conectada que comienza a hacer más independiente el proceso y vincula de punta a punta la operación desde antes de incurrir en el gasto. Por último, la fase idónea involucra la gestión inteligente del gasto, que no solamente se refiere a la adopción de tecnologías inteligentes de vanguardia, sino también a la creación una cultura organizacional integrada al proceso y la transformación digital completa que permite obtener el máximo de valor en los ahorros, la eficiencia, la experiencia del usuario y el control del cumplimiento, además de blindar la compañía con respecto a futuras emergencias o planes de crecimiento y expansión.

Algunos ejemplos de cómo las empresas en México han consolidado o están en el camino de consolidar su estrategia de gestión del gasto son: 

• La automotriz Nissan Mexicana logró en 2019 con el uso de una herramienta en la nube como SAP Concur, una gestión de viajes corporativos más eficiente e inteligente, otorgando así un mejor servicio a sus clientes internos y ahorros anuales de entre 6 y 12 millones de pesos. 

• Para Enza Zaden, perteneciente a segmento agroindustrial, el contar con la solución SAP Concur les ha ayudado a que el nivel de cumplimiento en la entrega de los comprobantes de gastos haya incrementado 20 por ciento aproximadamente. 

• En el caso de RCD Hotels el contar con una solución en la nube para gestión de gastos, les permitió reducir el gasto del usuario en 20 por ciento, a través de la posibilidad gestionar el análisis de la información además de una reducción de un 70 por ciento el tiempo en la elaboración de informes, entre muchos otros beneficios. 

En este entorno orientado hacia el crecimiento y la recuperación económica los ejecutivos mexicanos tienen una visión optimista respecto a sus propias organizaciones aún frente a la pandemia de la covid-19. En un estudio realizado por SAP Concur a 550 ejecutivos de alto nivel de las áreas de finanzas, innovación, gestión y operaciones en 11 países, incluyendo México, destaca que estos consideran que han logrado responder satisfactoriamente a los retos que planteó la pandemia con procesos mejorados y más eficientes; ante ello, el 86 por ciento expresaron que la emergencia sanitaria obligó a su organización a adoptar una postura más abierta ante cambios rápidos de estrategia. 

En este mismo sentido, los ejecutivos reconocen el potencial de las tecnologías digitales para recuperarse tras la pandemia donde el 88 por ciento afirma tener al menos una meta relacionada con la tecnología entre sus cinco prioridades estratégicas para el siguiente año y el 86 por ciento espera hacer un mayor uso de la Inteligencia Artificial y el Aprendizaje Automático durante la recuperación tras la pandemia, y el 58 por ciento señala que las tecnologías móviles serán fundamentales para que su organización pueda aprovecharlas a fin de mantenerse competitiva en 2021.

Los tiempos actuales no deberían interrumpir las operaciones sino ser aprovechados para generar estrategias sólidas de control de costos, visibilidad de gastos y eficiencia de negocios, para construir empresas más resilientes y adaptables donde los equipos de finanzas e IT puedan trabajar juntos con una sola solución para eliminar obsoletos procesos manuales y en papel y ayudar a una eficiente toma de decisiones en tiempo real.