Consejos para utilizar plataformas de firma electrónica

A raíz de la nueva ola de la pandemia, las empresas que aún dudaban en utilizar la firma electrónica, ahora lo están viendo como un elemento indispensable, no sólo útil. Las reformas recientes en la ley lo están confirmando y eso las motiva a buscar la mejor solución a su negocio. Sin embargo, considerando las opciones que existen hoy en el mercado, las compañías se encuentran con plataformas que vienen principalmente del extranjero.

La pregunta entonces es: Considerando que las leyes de cada país difieren, ¿deberían los negocios considerar factores adicionales al precio y/o a la eficiencia en el manejo en las soluciones de firmas electrónicas?

El director general de TRATO, una plataforma de contratos digitales y firmas electrónicas con presencia principalmente en LATAM señala que:

“Recomendamos ser inquisitivos en estos asuntos con su proveedor, sobre todo, si se trata de una plataforma de origen extranjero para determinar la validez de los documentos y el apoyo y soporte local en el caso que exista algún asunto legal”, añadió Bermeo.

¿Entonces, qué debe tener en cuenta una compañía al contratar una plataforma de firmas electrónicas?

1. Las empresas deben de asegurarse que la plataforma contratada no solo cumpla con la regulación mexicana del uso de firmas electrónicas; también deben cumplir otros requisitos como el Mensaje de Datos, comunicaciones certificadas,  contar con constancias y certificaciones por parte de autoridades locales para dar validez.
2. Es importante valorar que para las etapas de transición de documentos o contratos físicos a la digitalización, es necesario que se utilice una solución no únicamente tecnológica, sino que sea desarrollada bajo criterios legales del país. Esto se logra mediante el soporte legal de una solución completa.
3. La plataforma debe brindar soporte local en el aspecto legal y tecnológico, que brinde atención rápida y con amplio conocimiento de cómo se utilizan los productos en México.
4. Cerciorarse que se va a utilizar una solución que se encuentre en constante actualización y mejoras con base en la regulación local.
5. Es clave conocer que el uso de medios electrónicos en la utilización de contratos digitales debe estudiarse a nivel local (leyes de cada país) ya que no existe alguna norma que regule su validez a nivel mundial.

Actualmente, México está apostando por este tipo de tecnologías. El pasado 4 de agosto de 2021, la Gaceta Oficial de la Ciudad de México publicó una reforma que refuerza el uso de la Tecnología y los medios electrónicos en la celebración de contratos y otros actos jurídicos. Al respecto, se reformaron el Código Civil de la Ciudad de México y la Ley del Notariado.