¿Cómo dar vida al lugar de trabajo híbrido?

La repentina adopción de actividades laborales y escolares desde casa fue una alteración inesperada y sin precedentes en las rutinas diarias. Sin embargo, la mayoría de las compañías y de los empleados han navegado con éxito por estas aguas, dando así una nueva definición a “oficina”. Ya no es un destino, sino una experiencia.

Con el tiempo, la pandemia llegará a su fin; no obstante, sus consecuencias permanecerán, en especial en el lugar de trabajo que se ha redefinido permanentemente. En HPE se calcula que más del 50% de los más de 60,000 empleados en todo el mundo nunca más regresarán a la vida de oficina como la conocíamos antes de la pandemia. Aunque estos ajustes laborales ofrecen un sinfín de beneficios, también representan retos respecto a la capacidad de colaborar de forma efectiva con colegas o a la sensación de formar parte del lugar de trabajo.

Con base en las lecciones aprendidas durante la pandemia, y tras años de tener una mentalidad centrada en los empleados como prioridad cultural en HPE, se muestran a continuación algunas sugerencias para asegurar que el nuevo lugar de trabajo híbrido sea efectivo y satisfactorio para todos los empleados.

En primer lugar, resulta imperativo que las empresas abran canales de comunicación de dos vías. El diálogo debe ser frecuente y significativo, desde el CEO y otros directivos y todos los empleados que les siguen. Debemos preguntar a los miembros del equipo qué pasa por sus mentes y animarlos a que sean comunicativos. Al crear una plataforma abierta que dé pie a la retroalimentación, los miembros del equipo, sin importar si están en la oficina, si trabajan desde casa o si están en la línea de producción, se sentirán con la capacidad de compartir opiniones y puntos de vista que pueden informarte sobre los procedimientos y lineamientos del lugar de trabajo.

De la misma forma, aseguremos de escuchar activamente. No solo “contemos” a los empleados qué está pasando: animémoslos a responder y a involucrarse. Cuando hay un foro para compartir de forma segura miedos, opiniones y dudas, los empleados desempeñarán un papel clave en las decisiones que tengan impacto en sus vidas. Es un hecho que mejorará su comodidad para expresar lo que piensan si sienten que realmente estás escuchando lo que tienen que decir.

Una forma en la que se está habilitando dicho diálogo en HPE es a través de Slack, una red social que permite a los miembros del equipo compartir historias, hacer preguntas, exponer preocupaciones y hacer conexiones sin importar desde dónde trabajen. Con frecuencia, los líderes ejecutivos organizan mesas redondas o chats virtuales más íntimos como otro medio de dar a los miembros del equipo una plataforma para compartir ideas y opiniones.

Otra manera de asegurar el involucramiento continuo de los miembros del equipo es priorizar espacios de contacto frecuentes con gerentes. A medida que más personas trabajan a distancia, muchas pueden sentirse desconectadas de sus gerentes u otros líderes, ya que no pueden tener pláticas casuales en los pasillos de la oficina que son una forma muy importante de formar lazos en el lugar de trabajo. Al instituir o implementar espacios de contacto frecuentes con gerentes, los miembros del equipo se sentirán más valiosos e involucrados. Además, esto puede mejorar su estado de ánimo al tiempo que refuerza relaciones clave.

También es importante que los superiores traten a todo el personal con igualdad. Los empleados que estén físicamente en la oficina o en la planta no deberían tener ventajas respecto al acceso a recursos, prestaciones o información. Al actuar holísticamente, sin importar dónde se encuentren los miembros del equipo, todos se sentirán facultados, informados e involucrados. Con frecuencia, esto solo significa hacer uso de las más recientes tecnologías para ofrecer un acceso de información con políticas, prestaciones y noticias disponibles para todos.

Una de las formas en que se hace esto posible en HPE es a través de los centros de colaboración, el primero de los cuales abrió recientemente sus puertas en el RU. Estos centros de trabajo son un cambio audaz y permanente a su cultura y los cuales se convertirán en su nuevo estándar de excelencia a nivel global.

Los nuevos centros de colaboración buscan ofrecer salas de juntas, zonas de descanso abiertas y salas de espera, donde menos del 30% del espacio está designado para instalar escritorios de trabajo individuales, y donde solo un número mínimo de éstos está designado para personas específicas. El aforo es de alrededor de 500 personas, pero cada centro cuenta con menos de 150 escritorios de trabajo. Esto se debe a que la mayor parte del espacio está diseñado para enfatizar la colaboración, a través de una variedad de salas de junta, cubículos para hacer llamadas telefónicas, gabinetes para reuniones y mesas de trabajo grupal.

Y para que los empleados no extrañen lo que hacían cuando trabajaban a distancia, los centros de colaboración también se enfocan en el bienestar y el medio ambiente. Cuentan con suficiente lugar para estacionar bicicletas, gran conectividad con transporte público, así como gimnasios, áreas deportivas, regaderas, cafeterías y restaurantes en el mismo edificio o a algunos metros de distancia.

Asimismo, el Departamento Jurídico de HPE está poniendo a prueba el uso de una herramienta de colaboración con tecnología de punta, la cual parece salida de un videojuego. Dicha herramienta usa tecnología de realidad virtual para habilitar una colaboración efectiva desde cualquier lugar; con conversaciones más personales y uno a uno, todos los participantes ocupan un “asiento” virtual en la mesa sin importar si están en la oficina, sobre la marcha o participando desde otro continente.

Por último, hacer saber a los empleados que se preocupan por ellos incluso fuera del trabajo. Animarlos a pedir sus vacaciones y a que no trabajen mientras estén fuera. Si realmente se desconectan, regresarán a trabajar con las pilas cargadas para ser más productivos. Una forma de asegurar que esto suceda en HPE es a través de los Viernes de Bienestar durante la temporada de verano. Los miembros del equipo se toman un día libre a la semana, un viernes sí y otro no, para que tengan tiempo de relajarse y de hacer lo que quieran. 

A medida que evoluciona la cultura sobre el lugar de trabajo, las compañías seguirán experimentando y aprendiendo nuevas formas de mejorar la experiencia de los empleados. Aunque las tácticas y las técnicas variarán, los empleados las aceptarán si éstas les brindan la flexibilidad y los recursos para trabajar de forma inclusiva y productiva. Esto a su vez puede ayudar a fomentar satisfacción y lealtad, dos claves para el éxito en un estricto mercado laboral.