Ahorra mejor en los gastos de viaje empresariales

En cualquier oficina de contabilidad se sabe que tener el buen control de gastos es primordial, y más en los viajes empresariales, donde los trabajadores pueden abusar de los viáticos y generar pérdidas a la compañía.

Este control en los gastos de viajes de negocio pueden generar ahorros que van desde 10 al 12 por ciento del presupuesto anual asignado a viáticos, tanto de los grandes corporativos como de Pymes, aseguran en SAP Concur.

Con la experiencia como herramienta tecnológica que administra cada peso que gastan las empresas en el rubro de viajes empresariales, SAP Concur hace algunas recomendaciones para lograr que el ahorro de dinero en las compañías se vea reflejado, además de usar la tecnología para ello.

Mantén y haz cumplir las políticas de viaje

Para Rossana Bobadilla, directora general de SAP Concur en México, 90 por ciento de las grandes empresas cuentan con una política de gastos. Sin embargo, eso no significa que su personal la cumpla. “Parte de ello puede deberse a que no la conocen o a que carecen de revisiones exhaustivas que previenen gastos fuera de política”.

Los lineamientos que tienen las empresas indican a sus empleados cuánto pueden gastar en total y en gastos derivados como transporte, comida y reuniones con clientes.

Es por ello que Bobadilla ve como solución compartir los lineamientos es a través de correos electrónicos, en el tablero de avisos de la empresa o a través de webinars para los viajeros frecuentes.

Lleva un registro

Para evitar errores manuales a la hora de realizar procedimientos de revisión de tickets y facturas a los viajeros, el mejor apoyo es utilizar aplicaciones corporativas.

Para Bobadilla, muchas de ellas permiten a las empresas cotizar vuelos y hospedaje, así como llevar una cuenta automática de todas las transacciones, por lo que pueden ser una opción para facilitarle a la empresa las revisiones de gastos y ahorro de tiempo en el proceso de comprobación.

“Para ver resultados en los ahorros, las empresas necesitan reforzar sus procedimientos de revisión para penalizar gastos excesivos y prevenir que ocurran”, afirma.

Uso de los datos y programas de recompensa

Casi todas las cadenas de hoteles y aerolíneas tienen programas de recompensas para sus clientes frecuentes, que pueden incluir estancias y viajes con descuentos. Esto podría ser aprovechado principalmente por las pequeñas y medianas empresas, cuyo presupuesto destinado para viajes suele ser reducido.

Software de administración

Contratar un  sistemas especializado en administración de viajes de negocios que trabaje para lograr ahorros a la empresa, es la mejor opción hoy en día.

“Este tipo de sistemas procesan múltiples comprobaciones de gastos, ayudan a la reservación de vuelos y hoteles, además de dar ventaja competitiva a las empresas para negociar descuentos con cadenas de hoteles y aerolíneas de uso frecuente. Una compañía que procesa desde 50 reportes de viajes al mes puede verse beneficiada de los servicios de una empresa especializada en viajes, de acuerdo con SAP Concur”, agrega Bobadilla.