¿Qué necesita el área de compras para mantener las cadenas de suministro en funcionamiento?

“Desafortunadamente, no podré entregar los insumos a tiempo ni en la cantidad acordada”, son palabras que ningún director de Compras quiere leer o escuchar.

Cuando un proveedor lanza esta frase, el directivo tiene buenas razones para sentir un fuerte escalofrío e imaginar que está por vivir una pesadilla: debido a esta falla, su compañía no podrá entregar los productos o servicios que están esperando los consumidores que pueden comprar fácilmente otra marca. Ese es el impacto de la interrupción de la cadena de suministro.

Desde que inició la pandemia de covid-19 en 2020, las organizaciones de todo el mundo están enfrentando dicho desafío. Aparición de nuevas variantes de la enfermedad, brotes de contagios y la persistente aplicación de confinamientos y medidas sanitarias que limitan la actividad económica -entre los principales factores-, siguen causado serias disrupciones en las cadenas de abastecimiento locales, regionales y globales; las cuales, ante el avance de la variante Ómicron, difícilmente se solucionarán en el corto plazo.

En tal contexto, es importante recordar que la crisis sanitaria, conforme se fue extendiendo por todo el planeta, exhibió las vulnerabilidades de las cadenas de suministro que, hasta principios de 2020, parecían mantener en rumbo todas las actividades de comercio.

A causa de la pandemia, de acuerdo con una encuesta global realizada entre directores de Compras (2021):

• 56 % de las organizaciones consultadas reportó que, durante 2020, sus proveedores clave quebraron o fueron afectados por problemas graves.
• 32 % sufrió pérdida de ingresos por desabastecimiento.
• 11 % atribuyó daños a su marca a problemas derivados de proveedores.

Considerando lo anterior, no sorprende que, para los directores ejecutivos globales según otra consulta-estudio (2021), la cadena de abastecimiento represente la principal área de riesgo (el riesgo número uno) para el crecimiento empresarial durante los próximos tres años.

Por supuesto, se puede pensar que la disrupción de la cadena de suministro no es tan difícil de atender: si un proveedor falla, entonces se busca a uno nuevo. Sin embargo, el asunto no es tan sencillo: ¿cómo encontrar al reemplazo ideal, que no sólo cumpla con requisitos de calidad y entrega a tiempo, sino que también satisfaga los diversos criterios (regulatorios, trabajo justo, laborales, legales, de sustentabilidad, etc.) que guían a la empresa? ¿qué tan rápido se podrá integrar a los procesos administrativos (documentación, contratos, facturas, órdenes de compra, etc.) del área de Compras? ¿y si este nuevo proveedor también es afectado por la pandemia? entre otras cuestiones que incluso en situaciones menos apremiantes –que nada tienen que ver con el complicado escenario de la pandemia- no son fáciles de resolver.

Ahora bien, esto no quiere decir que el desafío sea imposible de atender. Todo lo contrario, hay una solución que marca un camino claro: la innovación en la nube para compras y la cadena de suministro, así como las redes comerciales digitales.

Una amenaza real: no aprovechar la innovación

Las afectaciones a las cadenas de suministro globales causadas por la crisis sanitaria, sin duda, pueden calificarse como inevitables. Sin embargo, el problema de fondo para muchas organizaciones es que, una vez que se presentaron las interrupciones, no contaban con la tecnología y las herramientas que les permitieran valorar la situación y plantear soluciones rápidamente. Es decir, los líderes de Compras o de cadena de suministro no estaban equipados con capacidades de inteligencia de negocios que les permitieran entender el impacto del aumento repentino de la demanda y la escasez de suministro, y luego acelerar la toma de decisiones en favor de compañía.

Ahí es donde la innovación hace la gran diferencia. Con una solución digital de compras las empresas obtienen capacidades avanzadas de visibilidad, análisis, gestión de proveedores y automatización; recursos esenciales ante un proveedor que no puede cumplir con su compromiso de entrega.

Esta clase de innovaciones, frente a un entorno como el que ha creado la pandemia, habilitan capacidades como:

• Visibilidad de operaciones e indicadores críticos: una perspectiva completa y actual de las operaciones de Compras, fortalecida con funciones de inteligencia y analítica que contribuyen a cerrar negociaciones positivas para la compañía; monitorear el inventario y el desempeño de proveedores, y detectar oportunamente los riesgos y amenazas que se presentan en las cadenas de suministro (esto último, una medida vital para superar momentos de inestabilidad).
• Acceso rápido y confiable a nuevos asociados: ante los problemas de un proveedor (algo que ha sucedido constantemente durante la crisis sanitaria), la mejor solución es acceder a una red digital global de negocios de proveedores, todos calificados y preparados para iniciar una relación de negocios con rapidez.
• Gestión digitalizada de procesos: en un momento de urgencia para atender una falla de proveeduría, las empresas no pueden permitirse un proceso burocrático para sumar a un nuevo proveedor (el típico ir y venir de documentos, correos, llamadas, etc.). Las soluciones digitales ayudan a incrementar eficiencia y colaboración al automatizar y acelerar todos los procesos de abastecimiento, desde la generación de contratos hasta el pago a socios comerciales.

Para el momento que estamos viviendo, dichas capacidades son un recurso realmente valioso. Sin embargo, también es importante comprender que incluso cuando la crisis de salud de COVID-19 haya quedado atrás, la tecnología digital y los conocimientos respaldados por datos llegaron para quedarse.

En todo caso, múltiples circunstancias (crisis políticas, desastres naturales, guerras comerciales, etc.) pueden provocar disrupciones en las cadenas de suministro y en ese sentido, es necesario aceptar que la agilidad y resiliencia necesarias para superar dichas crisis parten de la inteligencia de negocios que nos brinda la innovación.