En época de presupuestos: los principales tips para elaborar el de una pyme

El pasado domingo 29 de septiembre, el Presidente Gabriel Boric presentó el proyecto de Presupuesto 2025 para el país. Así como ocurre en el ámbito público, en el privado también comienza la época de balances y proyecciones para el año que viene.

En el rubro empresarial, octubre es el mes ideal para iniciar el proceso presupuestario del año siguiente. Debido al complejo panorama actual, son muy útiles las recomendaciones de los especialistas para elaborar el presupuesto de una compañía, especialmente si vienen de parte de alguien con vasta trayectoria profesional y académica en estos temas, además de contar con más de 18.000 pymes en su cartera, como Manuel Concha, CEO de Kame ERP.

¿Cuándo hacer el presupuesto?

Si bien las grandes empresas empiezan antes, las pymes suelen comenzar a elaborarlo en octubre. Por un lado, es mejor arrancar el proceso con un buen tiempo de margen, pero por el otro, también es esencial hacerlo cerca del inicio del año siguiente, para pronosticar con mayor exactitud. Además, se debe tener presente que lo más utilizado es presupuestar las partidas en base a los Estados de Resultados, que no necesariamente dependen de una misma área, por lo que cerrar una proyección presupuestaria definitiva no es algo inmediato.

¿En qué datos hay que basarse?

Si se trata de una empresa con historia, es clave revisar lo ocurrido durante el año anterior, agregando o quitando los nuevos servicios y/o productos, las nuevas contrataciones o instalaciones, etc. Si es una compañía que está recién empezando, se puede utilizar como presupuesto el mismo Businnes Plan. Las variables económicas, como la UF o el dólar, también deben ser consideradas, sobre todo si, por ejemplo, se vende en unidades de fomento o se compra o vende en moneda estadounidense.

¿Qué herramientas tecnológicas pueden ayudar?

La más utilizada es Excel, así como también existen softwares creados específicamente para controlar los presupuestos, aunque estas alternativas no permiten comparar en línea con lo que ocurre realmente. “Pensando en la simpleza y en la facilidad de uso es que nosotros, como Kame ERP, lo que hicimos fue permitir cargar el presupuesto desde un Excel y luego automáticamente se va comparando con la realidad, incluso, por unidad de negocio. De esta forma, le permite, por ejemplo, a una constructora conocer en tiempo real cómo va respecto de alguna determinada obra”, explica Concha. “Además, si presupuestas tus ventas, sólo con ingresar a Kame ERP podrás ver graficada cómo va la situación real versus la presupuestada en tiempo real”, complementa.

¿Cómo elaborar un presupuesto flexible, adaptable a las contingencias?

Para ir acomodándose a lo que vaya pasando, es fundamental revisar los supuestos que subyacen a cada partida, por ejemplo, para presupuestar el gasto en arriendo, es muy útil tener presente la cantidad de oficinas que componen el total, así, si los gastos fueron mayores o menores de lo planificado, se puede verificar si fue por el precio o por el número de espacios arrendados. Otra práctica tradicional es el Forecast, donde las empresas, generalmente en marzo, ya con tres meses de actividad real y nueve presupuestados por delante, revisan cómo va la desviación y ajustan las cifras.

¿En qué partidas se puede ahorrar?

Este aspecto va a depender mucho del rubro del negocio. Sin embargo, una de las grandes lecciones que dejó la pandemia tiene que ver con el aporte de la tecnología, tanto en el teletrabajo como en la transformación digital. Una empresa más eficiente sin dudas abaratará costos.